IENT
Der ultimative Leitfaden für Bestellungen
Optimierung der Beschaffung für einen erfolgreichen Einkauf
Kopfzeilen
Einführung
In der Beschaffung spielen Bestellungen (POs) eine entscheidende Rolle bei der strukturierten Kommunikation zwischen Einkäufern und Lieferanten. Von der Gewährleistung einer genauen Nachverfolgung bis hin zur Kostenkontrolle bilden POs das Rückgrat effizienter Einkaufsabläufe. In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte über Bestellungen, ihre Vorteile, Best Practices und wie das fortschrittliche System von IENT Ihr PO-Management transformieren kann.
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das ein Käufer einem Lieferanten ausstellt und in dem die benötigten Waren oder Dienstleistungen sowie Details wie Menge, Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen aufgeführt sind. Sie formalisiert den Einkaufsprozess und dient beiden Parteien als Referenz, was für Klarheit und Nachvollziehbarkeit sorgt.
Sobald der Lieferant die Bestellung akzeptiert hat, wird sie zu einem Vertrag, der sowohl Käufer als auch Verkäufer schützt, die Bedingungen der Transaktion regelt und Streitigkeiten vorbeugt. Dies unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung finanzieller Verpflichtungen und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und Transparenz.
Arten von Bestellungen
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Standard-Bestellungen:
Diese Art von Paketen wird für einmalige Käufe erstellt und ist die häufigste. Sie enthalten detaillierte Spezifikationen wie Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und Artikelbeschreibungen.
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Geplante Bestellungen:
Diese Bestellungen werden im Voraus für wiederkehrenden Bedarf vorbereitet, aber schrittweise auf der Grundlage bestimmter Veröffentlichungen ausgeführt.
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Rahmenbestellungen:
Sie werden für wiederkehrende Beschaffungen über einen bestimmten Zeitraum verwendet und definieren allgemeine Bedingungen und Mengen ohne feste Lieferpläne.
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Vertragsbestellungen:
Diese dienen als übergreifende Vereinbarungen zur Festlegung der Bedingungen für nachfolgende Kaufaufträge.
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Digitale Bestellungen:
Diese werden elektronisch erstellt und verwaltet und optimieren den PO-Lebenszyklus durch Automatisierung, wodurch manuelle Fehler reduziert und die Effizienz verbessert werden.
Schritte im Bestellvorgang
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Bestellanforderung (PR):
Der Prozess beginnt mit einem vom Antragsteller eingereichten Anforderungsformular, in dem die benötigten Waren oder Dienstleistungen aufgeführt sind. Dieses Dokument stellt die interne Genehmigung sicher, bevor fortgefahren wird.
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Erstellung einer Bestellung:
Genehmigte PRs werden in POs umgewandelt, einschließlich wichtiger Details wie Lieferanteninformationen, Mengen und Preisen. Viele Unternehmen nutzen digitale Plattformen, um diesen Schritt zu vereinfachen.
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Überprüfung und Genehmigung:
Interne Genehmigungen stellen sicher, dass die Bestellung den Unternehmensrichtlinien, finanziellen Schwellenwerten und Budgetgrenzen entspricht. Dieser Schritt umfasst häufig eine mehrstufige Validierung.
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Senden der Bestellung an den Lieferanten:
Die genehmigte Bestellung wird dem Lieferanten zur Bestätigung per E-Mail, über Lieferantenportale oder integrierte Beschaffungsplattformen zugesandt.
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Lieferantenbestätigung:
Lieferanten prüfen und akzeptieren die Bestellung, wodurch eine rechtsverbindliche Vereinbarung entsteht. Etwaige Unstimmigkeiten oder Änderungen werden in dieser Phase geklärt.
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Lieferung und Empfang:
Der Lieferant liefert die Waren oder Dienstleistungen, die auf Richtigkeit, Qualität und Einhaltung der Bestellbedingungen geprüft werden.
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Drei-Wege-Matching:
Um Konsistenz zu gewährleisten und Überzahlungen oder Betrug zu verhindern, werden Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung abgeglichen.
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Zahlung und Abschluss:
Nach der Überprüfung wird die Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen verarbeitet und die Bestellung im System als abgeschlossen markiert.
Vorteile von Bestellungen
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Klarheit und Genauigkeit:
Verhindert Missverständnisse durch die Dokumentation aller Transaktionsdetails.
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Kostenmanagement:
Verfolgt die Ausgaben und stellt die Einhaltung der Budgets sicher.
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Prüfpfad:
Erstellt eine klare Aufzeichnung für Finanzprüfungen und Compliance.
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Streitbeilegung:
Dient als Beweismittel bei Unstimmigkeiten.
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Bestandsverwaltung:
Hilft bei der effektiven Planung und Überwachung von Lagerbeständen.
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Optimierte Prozesse:
Verbessert die Betriebseffizienz durch klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten.
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Lieferantenbeziehungen:
Stärkt das Vertrauen und die Transparenz in der Interaktion zwischen Käufer und Lieferant.
Best Practices für das Bestellmanagement
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Automatisieren Sie den Prozess:
Nutzen Sie Technologie, um manuelle Fehler zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Automatisierung sorgt für schnellere Genehmigungen und höhere Genauigkeit.
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Formate standardisieren:
Verwenden Sie einheitliche Vorlagen, um Verwirrung zu vermeiden und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
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Zentralisieren Sie Beschaffungsdaten:
Stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen in einem zentralen System gespeichert und zugänglich sind, was für bessere Transparenz und Nachverfolgung sorgt.
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Überwachung der Lieferantenleistung:
Verwenden Sie POs, um Lieferzeiten, Qualitätsstandards und die Einhaltung vereinbarter Bedingungen zu bewerten.
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Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch:
Um die Genauigkeit zu gewährleisten, gleichen Sie Bestellungen regelmäßig mit Rechnungen und Lieferbelegen ab.
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Teams trainieren:
Informieren Sie Ihr Beschaffungspersonal über Richtlinien, Tools und bewährte Methoden zur Verbesserung der Betriebseffizienz.
Herausforderungen im Bestellmanagement
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Menschliche Fehler:
Falsche Eingaben oder fehlende Angaben können zu Verzögerungen und Streitigkeiten führen.
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Unflexible Prozesse:
Starre Genehmigungssysteme können die Beschaffung verlangsamen und zu Terminüberschreitungen führen.
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Probleme mit Lieferanten:
Die Nichteinhaltung vereinbarter Bedingungen durch Lieferanten kann zu Betriebsstörungen führen.
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Mangelnde Sichtbarkeit:
Ohne zentralisierte Systeme kann die Nachverfolgung von Bestellungen mühsam sein.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sind robuste Systeme erforderlich, die Automatisierung, Echtzeit-Tracking und anpassbare Arbeitsabläufe integrieren.
Erweiterte Bestellfunktionen von IENT
Wir bei IENT verstehen die Komplexität des Bestellmanagements und bieten eine umfassende Lösung, die sich nahtlos in Ihre Beschaffungsprozesse integriert. So können wir Sie unterstützen:
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Automatisierte PO-Erstellung:
Wandeln Sie Bestellanforderungen mit minimalem Aufwand in Bestellungen um. Unser System gewährleistet genaue Angaben und die Einhaltung organisatorischer Standards.
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Erweiterte Funktionen:
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Wareneingangsscheine (GRN):
Ordnen Sie Lieferungen automatisch den Bestellungen zu und sorgen Sie für genaue Bestandsaktualisierungen.
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Vorabversandmitteilungen (ASN):
Ermöglichen Sie Lieferanten, Sendungen im Voraus anzukündigen, um die Vorbereitung und Nachverfolgung zu verbessern.
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Leistungserfassungsblätter (SES):
Optimieren Sie die Überprüfung abgeschlossener Services und stellen Sie rechtzeitige Genehmigungen sicher.
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Rücksendescheine (RN):
Vereinfachen Sie Rücksendungen und Umtausch mit intuitiven Arbeitsabläufen.
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Integration mit ERP-Systemen:
Unabhängig davon, ob Sie SAP, Oracle oder ein anderes ERP-System verwenden, sorgt IENT für eine nahtlose Datensynchronisierung und überbrückt Lücken zwischen Systemen.
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Aufschlussreiche Analysen:
Erhalten Sie über unsere intuitiven Dashboards Echtzeit-Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Prozessengpässe. Treffen Sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen.
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Mobile Erreichbarkeit:
Greifen Sie unterwegs auf Bestellungen zu und genehmigen Sie diese. So gewährleisten Sie auch außerhalb des Unternehmens eine kontinuierliche Betriebseffizienz.
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Benutzerdefinierte Workflows:
Passen Sie Arbeitsabläufe an die individuellen Geschäftsanforderungen an und gewährleisten Sie die Einhaltung von Vorschriften, ohne dabei an Flexibilität einzubüßen.
- Wareneingangsscheine (GRN): Ordnen Sie Lieferungen automatisch den Bestellungen zu und sorgen Sie für genaue Bestandsaktualisierungen.
- Vorabversandmitteilungen (ASN): Ermöglichen Sie Lieferanten, Sendungen im Voraus anzukündigen, um die Vorbereitung und Nachverfolgung zu verbessern.
- Leistungserfassungsblätter (SES): Optimieren Sie die Überprüfung abgeschlossener Services und stellen Sie rechtzeitige Genehmigungen sicher.
- Rücksendescheine (RN): Vereinfachen Sie Rücksendungen und Umtausch mit intuitiven Arbeitsabläufen.
Warum sollten Sie sich für Ihre Beschaffungsbedürfnisse für IENT entscheiden?
Durch die Automatisierung und Zentralisierung des PO-Prozesses ermöglicht IENT Unternehmen:
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Reduzieren Sie die PO-Zykluszeiten um bis zu 60%.
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Erzielen Sie bis zu 55% Kosteneinsparungen durch optimierte Arbeitsabläufe.
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Stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien sicher.
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Fördern Sie stärkere Lieferantenbeziehungen durch verbesserte Kommunikation und Zuverlässigkeit.
Unsere Plattform basiert auf einem Low-Code- und No-Code-Framework und bietet unübertroffene Flexibilität zur Anpassung an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen. Mit zusätzlichen Funktionen wie Lieferanten-Onboarding, Rechnungsmanagement und E-Auktionen bietet IENT eine durchgängige Beschaffungslösung, die Ihre Abläufe transformiert.
Abschluss
Bestellungen sind mehr als nur ein Dokument; sie bilden die Grundlage für eine effektive Beschaffung. Durch die Einführung bewährter Verfahren und den Einsatz fortschrittlicher Tools wie der Beschaffungsplattform von IENT können Unternehmen mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und betriebliche Transparenz erzielen.
Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess mit IENT und erleben Sie den Unterschied. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren!
Erfolge
Kreativität in die Tat umsetzen
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